¿Con qué tengo que contar para que un evento tenga éxito?

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Una de las mejores maneras con las que una empresa cuenta para darse a conocer, son los eventos. Un evento es algo esencial para un negocio hoy en día. Es una forma perfecta para impulsar el crecimiento de la empresa y acercarla al público que interesa.  Los eventos que las empresas realizan, no tienen por qué tener la misma finalidad; se puede organizar un evento para lanzar un negocio, para dar a conocer un nuevo producto, para motivar a los trabajadores con el fin de que alcancen nuevos objetivos, para fomentar la superación de determinados objetivos establecidos, para transmitir nuevos cambios con respecto a algún producto, servicio, objetivo…

Cada empresa realizará los eventos que crea pertinentes, en función de las necesidades y demandas de la empresa y de los miembros que trabajan en ella.

Eventos más comunes

Los eventos más comunes son: los congresos y convenciones, las conferencias, las cenas de gala, los almuerzos de trabajos, los desayunos de trabajo, las charlas, los aniversarios, los seminarios o las ferias.

Una vez determinado qué tipo de evento se desea realizar, es imprescindible definir de forma específica su objetivo. Hay que tener en cuenta aspectos referentes a los objetivos, a la lista de invitados (con su respectiva invitación y futura confirmación), a la sede y fecha en la que el evento se va a desarrollar, a la elaboración del presupuesto, a la definición de posibles patrocinadores, y a la promoción del evento entre otros.

Una vez planificadas todas estas partes, es hora de determinar qué elementos de imprenta voy a necesitar para que el evento esté complementado de forma idónea.

Elementos publicitarios necesarios

A la hora de decidir qué elementos publicitarios necesito para comunicar mi evento y mejorar así mi imagen de marca, es fundamental contar con las entradas del evento, las acreditaciones para los invitados y para el personal que forme parte de la planificación del evento, materiales de papelería (carpetas, folletos, bolígrafos…), y elementos de gran formato como photocall o roll-ups, entre otros.

Las entradas:

Es fundamental contar con que las entradas son el primer elemento que los invitados van a ver, por ello, no se puede descuidar su diseño e impresión. Van a llamar la atención de los invitados y van a incitarles a estos a acudir al evento. Son muy sencillos de imprimir y contribuyen a que la imagen de nuestra marca se refuerce. Son la primera toma de contacto con los invitados.

En cuanto a cuestiones más técnicas, es necesario determinar qué tipo de materiales vamos a emplear para el diseño de las entradas, qué tipo de papel, qué colores, tintas y formas…Todo ello nos ayudará a crear un evento personalizado y útil.

Las acreditaciones:

Si el evento va a contar con un número amplio de organizaciones y participantes, es imprescindible contar con elementos que ayuden a planificar e identificarlos.

Las acreditaciones, normalmente están integradas por el nombre del invitado, el nombre de la empresa y datos relevantes relacionados con este.  Es muy importante que esta acreditación se presente con cada invitado, por ello suelen contar con soportes que permiten colgarlos.

Además, la plantilla suele incluir el logotipo de la empresa. Gracias a este tipo de elementos, no sólo se va a conseguir mantener el control del evento, sino que también implementarás la imagen de marca.

En este mismo apartado, también se aconseja emplear el mismo tipo de plantilla, si existen mesas o asientos reservados.

Materiales de papelería:

Los materiales de papelería también son otro elemento que contribuirá a que la imagen de marca se afiance.

Carpetas, bolígrafos y papeles corporativos, son los materiales de papelería más frecuentes.

Las carpetas suelen presentar el logotipo de la empresa organizadora del evento en la portada, y contener papeles en blanco (también marcados). También cuentan con el contacto de la empresa. De esta forma los invitados podrán quedárselas y llevárselas consigo, y nuestra empresa logrará generar recuerdo en la mente de estos invitados.

Los papeles corporativos, también suelen estar incluidos en las carpetas. Se emplean para dar información de la empresa. También se entiende como papeles corporativos, aquellos que están en blanco, y que permiten tomar anotaciones a los invitados.

Los bolígrafos son también una muy buena herramienta para que los invitados y participantes recuerden a la empresa.

Elementos de gran formato:

Los elementos de gran formato son la parte más visual de nuestro evento. Es cierto que en función del tipo de evento y presupuesto con el que se cuente, estos elementos variarán. Gracias a ellos se conseguirá reforzar el evento y la empresa organizadora.

Entre estos elementos, se cuenta normalmente con cartelería y con roll-ups. La cartelería puede ser de tipos muy variados, en función de la finalidad con la que se quieran utilizar, adquirirán una forma y un diseño, u otro.

Entre estos elementos, también se incluyen los roll-ups, los cuales garantizan la profesionalidad y la calidad del evento, y el photocall, el cual permite hacerse fotografías y, por lo tanto, hacer que tu identidad visual de marca se afiance.

Tal y como hemos planteado, el evento que organice una empresa depende de muchos factores; tipo de empresa organizadora, finalidad, presupuesto… Es fundamental ser original y tratar de diferenciarse de los competidores.

Desde Ferysu te ayudamos a conseguirlo, Si necesitas ayuda para preparar e imprimir cada uno de los materiales que formarán parte de tu evento, no dudes en contactar con nosotros.